Glossaire

Toutes ces définitions sont extraites du Dictionnaire de terminologie archivistique publiée par la Direction des archives de France, du Dictionnaire de terminologie archivistique du Conseil International des Archives, du Dictionnaire des archives publié par l’Ecole des Chartes et du site du Portail International Archivistique Francophone, rubrique : Glossaire.

A

ARCHIVES

a) Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service et organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.

Les documents ont traditionnellement un cycle de vie divisé en trois « âges » :

• Archives courantes (actives) : dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs.

• Archives intermédiaires (semi-active) : dossiers qui n’ont plus d'usage courant mais qui doivent être conservés temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives).

• Archives définitives ou historiques (inactives) : dossiers qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée parce qu’ils présentent un intérêt historique.

b) Bâtiment où sont conservées et communiquées les archives.

ARTICLE

Unité de classement représentée sous la forme de liasses, de cartons ou de registres et dotée d’une cote qui lui est propre. L'article peut s'identifier au document (registre, pièce) ou à plusieurs (pièces ou dossiers).

C

CLASSEMENT

Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives, à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds. Cette opération doit se faire en respectant le fonds originel et si cela s’avère impossible, tout du moins en respectant un ordre chronologique, alphabétique, géographique, numérique ou thématique.

COLLECTE

Politique qui vise à récupérer l’ensemble des archives qui n’ont plus d’utilité courante qu’elles soient issues du domaine public (produites par les pouvoirs publics et/ou par les organismes chargés d'une mission de service public) ou privé (toutes les autres) auprès des producteurs de documents.

COTE

Référence composé de lettres, chiffres et/ou signes permettant l’identification d’un article lors de son classement ou de son rangement.

COMMUNICABILITE

Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public.

COMMUNICATION

Ensemble des moyens mis en œuvre par le service pour mettre à la disposition du public (en salle de lecture et/ou sur Internet) les archives classées dans le respect des règles de communicabilité. Les instruments de recherche sous format papier ou électronique sont un dès meilleur support de communication à l’heure actuelle pour les chercheurs.

CONSERVATION

Ensemble des moyens mis en place par le service d’archives pour lutter contre les différents facteurs de détérioration existants.

a) Les facteurs de détériorations

• Les conditions climatiques (températures, humidité)

• La lumière

• Les polluants atmosphériques

• Les micro-organismes

• Les animaux (insectes et rongeurs)

• L’Homme (vol et vandalisme, rangement et conditionnement, manipulation et utilisation des documents)

• La nature des documents (encres, cuir…)

• Les catastrophes (tremblements de terre, incendies, inondations…)

b) Quelques moyens de lutte

• une bonne maîtrise de l’air ambiant

Maîtrise de l'air ambiant

	Températures	Humidité relative
Papier et parchemin	18°	50%
Photographies N&B	12°	35%
Photographies couleurs	5°	35%
Supports magnétiques	18°	40%

• entretien régulier et méthodique des lieux et de ses abords, un éclairage adapté selon les lieux

Gestion de la lumière

Salles à éclairer	Valeurs à ne pas dépasser
Magasin	50 lux
Salle de lecture	150-200 lux
Restauration	700-800 lux

• une conception architecturale adaptée,
• ne pas faire entrer dans les locaux des documents infectés (moisissures,
• se protéger contre le vol et le vandalisme (caméras, alarmes…),
• ranger et conditionner correctement les documents et objets,
• manipuler avec précaution les documents
• …

c) Pour les lecteurs

ne pas se servir du document comme support,

• ne pas se servir du document comme support,
• après utilisation, tous les documents doivent être rangés avec soin,
• ne pas s’appuyer sur un ouvrage relié ouvert, cela pourrait casser la couture,
• la photocopie des ouvrages reliés est interdite, cela pourrait également casser la couture,
• ne pas prendre de photographies de documents avec le flash.

D

DATES EXTREMES

Dates d'ouverture et de clôture d'un dossier.

DUREE D’UTILISATION ADMINISTRATIVE (D.U.A)

Période durant laquelle un document, indispensable à l'activité d'un service et pour des raisons juridiques ou des impératifs de gestion, ne peut être détruit.

E

ELIMINATION

Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont le délai de conservation est dépassé.

F

FONDS

Ensemble des documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l’exercice de son activité et en fonction de ses attributions. Tous les documents appartenant à un fonds doit rester classé dans ce fonds, à sa place d'origine. Ce principe fondamental s'appelle le « respect des fonds ».

I

INSTRUMENT DE RECHERCHE

Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.

P

PLAN DE CLASSEMENT

Ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement ont été classées et ordonnées dans un service d'archives.

T

TABLEAU DE GESTION

Utilisé dans la gestion des archives, le tableau de gestion est un outil qui recense les documents d'archives produits ou reçus par un service ou un organisme et fixe pour chacun d'eux les délais d’utilité administrative (DUA), les délais de versement, le traitement final et les modalités de tri à appliquer.

TRI

Opération qui consiste à séparer, dans un groupe de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui doivent être détruits.